8 cách xuống dòng đơn giản nhất trong Excel và Google Sheets

Trong quá trình làm việc với Excel và Google Sheets, một trong những vấn đề nan giải mà nhiều người gặp phải là cách xuống dòng trong ô tính mà không cần tách nội dung ra thành nhiều ô khác nhau. Điều này đặc biệt gây khó khăn khi bạn cần trình bày dữ liệu một cách gọn gàng và dễ đọc. Trong bài viết này, Viettalk sẽ giới thiệu 8 cách đơn giản và nhanh chóng giúp bạn xuống dòng trong Excel và Google Sheets, từ những thao tác cơ bản đến những mẹo hữu ích mà không phải ai cũng biết.

Bảng tổng hợp các cách xuống dòng trong Excel và Google Sheets

Cách xuống dòng	Áp dụng trong Excel	Áp dụng trong Google Sheets
Dùng phím tắt	Có	Có
Dùng Wrap Text	Có	Có
Dùng Justify	Có	Không
Dùng Find & Replace	Có	Không
Dùng hàm	Không	Có

Dùng phím tắt xuống dòng trong Excel và Google Sheets

Tại sao nên sử dụng phím tắt?

• Nhanh chóng: Giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc sử dụng chuột để định dạng.
• Tiện lợi: Bạn có thể thực hiện thao tác này một cách nhanh chóng mà không cần rời tay khỏi bàn phím.
• Chuyên nghiệp: Sử dụng phím tắt làm cho công việc của bạn trở nên chuyên nghiệp hơn.

Phím tắt trên Windows và MacOS

Trong Excel và Google Sheets, nếu bạn chỉ nhấn Enter, con trỏ sẽ nhảy xuống ô bên dưới, không thể xuống dòng trong ô như Word. Khi nhập nội dung dài, có thể xảy ra tình trạng nội dung bị tràn sang các ô bên cạnh. Để đảm bảo nội dung hiển thị đầy đủ trong 1 ô tính, bạn cần sử dụng tính năng ngắt dòng.

Excel

• Windows: bạn sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter.
• MacOS: bạn dùng tổ hợp phím Command + Enter.

Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn xuống dòng. Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter trên máy tính, laptop Windows hoặc Command + Enter trên Macbook, iMac.

Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter

Bước 2: Sau khi sử dụng tổ hợp phím, nội dung nằm sau dấu nháy sẽ tự động xuống dòng. Sau đó bạn có thể chỉnh sửa và căn chỉnh lại nội dung cho phù hợp.

Kết quả sau khi Alt + Enter

Google Sheets

• Windows: bạn sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter hoặc Ctrl + Enter.
• MacOS: bạn dùng tổ hợp phím Command + Enter hoặc Option + Enter.

Bước 1: Đặt con trỏ chuột vào vị trí bạn muốn xuống dòng. Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter (hoặc Ctrl + Enter) trên máy tính, laptop Windows hoặc Command + Enter (hoặc Option + Enter) trên Macbook, iMac.

Nhấn tổ hợp phím Alt + Enter hoặc Ctrl + Enter

Bước 2: Sau khi sử dụng tổ hợp phím, nội dung nằm sau dấu nháy sẽ tự động xuống dòng. Sau đó bạn có thể chỉnh sửa và căn chỉnh lại nội dung cho phù hợp.

Kết quả sau khi dùng tổ hợp phím xuống hàng

Lưu ý: Bên cạnh tổ hợp phím trên, bạn có thể sử dụng Wrap Text để được hướng dẫn trong phần tiếp theo.

Cách xuống dòng trong Excel và Google Sheets bằng Wrap Text

Wrap Text là một tính năng cực kỳ hữu ích giúp tự động ngắt dòng khi nội dung trong ô vượt quá độ rộng của ô đó. Thay vì phải tự xuống dòng bằng phím tắt, bạn chỉ cần bật tính năng này và Excel hoặc Google Sheets sẽ tự động sắp xếp nội dung cho bạn.

Ưu điểm của Wrap Text

• Tự động: Không cần phải nhập phím tắt mỗi khi muốn xuống dòng.
• Tiết kiệm thời gian: Thích hợp cho các ô chứa nhiều nội dung.
• Đồng bộ: Khi bạn thay đổi kích thước cột, nội dung sẽ tự động điều chỉnh.

Excel – Cách đơn giản

Bước 1: Để sử dụng Wrap Text, đầu tiên bạn nhập dữ liệu vào ô, sau đó chọn ô bạn muốn ngắt dòng và nhấn Wrap Text trong mục Alignment trên thanh Home. Dòng chữ trong ô sẽ tự động xuống hàng theo độ rộng của ô.

Sử dụng Wrap Text

Bước 2: Chỉ cần điều chỉnh độ rộng ô, nội dung của bạn sẽ được hiển thị một cách đẹp mắt hơn.

Kết quả sau khi Wrap Text

Lưu ý: Bạn cũng có thể định dạng Wrap Text cho ô tính trước khi nhập văn bản bằng cách chọn ô tính và nhấn Wrap Text.

Định dạng Wrap Text cho ô tính

Excel – Cách nâng cao

Bước 1: Để mở bảng Format Cells, nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 hoặc vào mục Format chọn Format Cells.

Cách mở bảng Format Cells

Bước 2: Chọn mục Alignment trên bảng Format Cells và tích vào ô Wrap Text, sau đó nhấn OK để hoàn tất.

Chọn Wrap Text trên bảng Format Cells

Lưu ý: Sau khi hoàn tất, nội dung văn bản sẽ tự động xuống dòng, đồng thời độ rộng ô và độ cao hàng cũng sẽ tự động căn chỉnh mà không cần phải chỉnh sửa thủ công.

Căn chỉnh độ rộng cột theo ý bạn

Lưu ý: Để tùy chỉnh sẵn Wrap Text cho toàn bộ bảng tính, bạn nhấn vào biểu tượng tam giác như hình dưới và chọn Wrap Text, hệ thống sẽ áp dụng Wrap Text cho toàn bộ bảng tính, giúp tiết kiệm thời gian tùy chỉnh Wrap Text thủ công.

Chọn biểu tượng tam giác và nhấn Wrap Text

Google Sheets

Tương tự như Excel, Google Spreadsheets cũng tích hợp tính năng Wrap Text giúp bạn dễ dàng xuống dòng trong một ô một cách nhanh chóng. Các bước thực hiện rất đơn giản.

Bước 1: Nhập nội dung vào ô trên bảng tính.

Hướng dẫn Wrap Text trong Google Sheets

Bước 2: Trên thanh công cụ, chọn thẻ Định dạng (1), tiếp theo chọn Xuống dòng tự động (2), sau đó nhấn mục Xuống dòng (3). Sau khi chọn Xuống dòng, nội dung trong ô sẽ tự động ngắt dòng theo độ rộng ô. Bạn có thể điều chỉnh độ rộng ô để có bố cục đẹp mắt hơn.

Lưu ý: Để thao tác nhanh hơn, bạn có thể chọn biểu tượng Xuống dòng tự động (1) trên thanh công cụ thứ 2, chọn Xuống dòng (2) để ngắt dòng nội dung trong ô một cách nhanh chóng.

Cách 2

Lưu ý: Chế độ Tràn sẽ khiến nội dung trong ô của bạn hiển thị tràn sang các ô khác để bạn có thể nhìn thấy toàn bộ văn bản trong ô của mình rõ hơn. Ngược lại, chế độ Cắt sẽ chỉ hiển thị vừa đủ nội dung khớp với độ rộng ô, nếu văn bản quá dài thì các nội dung sau sẽ bị ẩn đi.

Chế độ Cắt

Cách ngắt dòng văn bản trong Excel bằng Justify

Justify trong Excel không phải là cách để ngắt dòng thông thường mà nó là một kiểu căn lề văn bản. Khi bạn chọn Justify, văn bản sẽ được căn đều cả hai bên trong ô, tự động ngắt dòng để đảm bảo các dòng đều có độ dài bằng nhau. Điều này tạo ra một vẻ ngoài chuyên nghiệp và cân đối cho bảng tính của bạn.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Chọn các ô cần ngắt xuống dòng > Chuột phải vào vùng dữ liệu đã chọn và chọn Format Cells. Bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 để mở nhanh.

Mở hộp thoại Format Cells

Bước 2: Hộp thoại Format Cells xuất hiện, chọn thẻ Alignment > Trong hộp Horizontal, chọn mũi tên sổ xuống và nhấn chọn Justify > Nhấn OK để hoàn tất.

Chỉnh xuống dòng bằng Justify

Cách xuống dòng trong Excel bằng Find & Replace

Find & Replace (Tìm và thay thế) là một công cụ mạnh mẽ trong Excel, không chỉ dùng để tìm kiếm và thay thế từ ngữ mà còn có thể dùng để ngắt dòng một cách nhanh chóng.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Trong file Excel, chọn vùng dữ liệu bạn muốn ngắt xuống dòng > Chọn Edit > Chọn Find & Select > Chọn Replace. Bạn cũng có thể nhấn tổ hợp phím Ctrl + H để thao tác nhanh hơn.

Mở hộp thoại Find & Select

Bước 2: Nhập điều kiện thay thế mà bạn muốn để hệ thống thực hiện việc xuống dòng. Ví dụ, nếu bạn muốn thay thế toàn bộ dấu phẩy bằng việc xuống dòng, bạn sử dụng tổ hợp phím Ctrl + J (ấn đồng thời 2 phím Ctrl và J tại mục Replace with) và gõ dấu phẩy vào mục Find what, sau đó nhấn Replace All.

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + J và nhấn Replace All

Sau khi thực hiện thủ tục thay thế, bạn sẽ có kết quả như hình dưới.

Hoàn thành ngắt dòng văn bản trong Excel bằng Find & Replace

Cách xuống dòng trong Google Sheets bằng hàm

Tuy Google Sheets không có hàm chuyên dụng để tạo dấu ngắt dòng trực tiếp trong một ô, nhưng chúng ta có thể kết hợp các hàm và ký tự đặc biệt để đạt được mục tiêu này.

Cách 1: Chỉ xuống dòng các giá trị trong ô

Nếu bạn chỉ muốn thay thế dấu phẩy, khoảng cách hay bất kỳ ký hiệu ngăn cách nào trong ô sang định dạng xuống dòng, bạn có thể sử dụng hàm SUBSTITUTE kết hợp với hàm CHAR và CHAR(10) để thay thế các ký tự bạn muốn đổi trong ô sang ký hiệu xuống hàng.

Dưới đây là ví dụ minh họa và kết quả của công thức trên:

Chỉ xuống hàng trong ô (Dùng SUBSTITUTE & CHAR)

Cách 2: Tách các giá trị trong một ô thành nhiều ô

Ví dụ bạn có ô A1 chứa các giá trị “ABC, XYZ, MNO” và bạn muốn tách chúng thành 3 ô, mỗi ô chứa một giá trị B1 = ABC, B2 = XYZ, B3 = MNO thì hãy sử dụng hàm SPLIT để tách văn bản thành nhiều ô dựa trên dấu phân cách.

Ví dụ 1: Các giá trị cách nhau bằng dấu phẩy thì delimiter bạn sẽ khai báo là “,”.

Các giá trị cách nhau bằng dấu phẩy thì delimiter ta sẽ khai báo là

Ví dụ 2: Các giá trị đang nằm xuống hàng trong một ô thì delimiter bạn sẽ khai báo là CHAR(10).

Ví dụ 2: Các giá trị đang nằm xuống hàng trong một ô thì delimiter ta sẽ khai báo là CHAR(10)

Lưu ý lỗi không tự điều chỉnh chiều cao hàng

Khi chọn Wrap Text để xuống dòng mà ô tính không hiển thị hết nội dung, có thể bạn chưa cài đặt tự điều chỉnh độ cao hàng (AutoFit Row Height).

Vào Format > AutoFit Row Height

Để khắc phục, bạn chỉ cần chọn mục Format trên thanh công cụ, chọn AutoFit Row Height, hệ thống sẽ tự động căn chỉnh độ cao hàng mà bạn không cần phải thao tác thủ công, giúp việc xuống dòng bằng Wrap Text diễn ra suôn sẻ hơn.

Kết quả sau khi chọn AutoFit Row Height

Hy vọng qua bài viết này, bạn đã tìm thấy giải pháp phù hợp để xử lý việc xuống dòng trong Excel và Google Sheets một cách dễ dàng. Viettalk cảm ơn bạn đã dành thời gian theo dõi, chúc bạn luôn thành công trong công việc. Hãy đón chờ những bài viết tiếp theo của chúng tôi!